Planen Sie eine Firmenfeier oder ein Teamevent? Dann sollten Sie die steuerrechtlichen Aspekte kennen. Als Betriebsveranstaltung gelten grundsätzlich alle geselligen Zusammenkünfte von Mitarbeitenden und Führungskräften eines Unternehmens. Dazu zählen klassische Anlässe wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste oder Jubiläumsfeiern.
Der finanzielle Aufwand für solche Events lässt sich als Betriebsausgabe geltend machen. Voraussetzung ist, dass die Veranstaltung in einem angemessenen Rahmen stattfindet. Dies bedeutet, dass die Kosten in einem sinnvollen Verhältnis zur Unternehmensgröße und zum Anlass stehen müssen.
Der 110-Euro-Freibetrag
Die steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen orientiert sich an einer wichtigen Kennzahl: Pro Mitarbeitender dürfen die Ausgaben maximal 110 EUR betragen. Dieser Betrag gilt als Freibetrag, was bedeutet, dass bis zu dieser Höhe keine Steuern und Sozialversicherungsbeiträge anfallen.
Das Finanzamt erlaubt maximal zwei steuerbegünstigte Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr. Bei der Berechnung des Freibetrags werden sämtliche Aufwendungen einbezogen – von der Location-Miete bis zum Menü. Die Gesamtkosten der Veranstaltung teilen Sie durch die Anzahl der anwesenden Teilnehmenden, um den Betrag pro Person zu ermitteln.
Relevante Kostenpositionen
Bei der Kalkulation einer Betriebsveranstaltung müssen Sie zahlreiche Ausgaben berücksichtigen. In die Berechnung fließen sämtliche Kosten ein, die direkt mit der Veranstaltung in Verbindung stehen.
Falls Ihre Mitarbeitenden von weiter her anreisen, gehören die Fahrtkosten und eventuelle Hotelübernachtungen zur Gesamtsumme. Auch die komplette Verpflegung während der Veranstaltung – vom Aperitif bis zum Dessert – wird einkalkuliert.
Das Rahmenprogramm spielt ebenfalls eine wichtige Rolle: Die Gage für den gebuchten Zauberer (auf blogigo.de finden Sie übrigens den richtigen Zauberer), die Raummiete oder die Technik für die Musikanlage – all diese Aufwendungen zählen mit. Selbst kleine Präsente oder Aufmerksamkeiten, die Sie während der Veranstaltung überreichen, müssen Sie in die Gesamtkostenrechnung einbeziehen.
Überschreitung des Freibetrags
Übersteigen die Kosten pro Person den Freibetrag von 110 EUR? Dann bietet das Steuerrecht eine praktische Lösung: Als Arbeitgeber können Sie den übersteigenden Betrag pauschal mit 25 Prozent versteuern. Diese Regelung ist besonders vorteilhaft für Ihre Mitarbeitenden, da sie selbst keine steuerlichen Konsequenzen tragen müssen.
Ein wichtiger Aspekt: Die Pauschalversteuerung muss bis zum 28. Februar des Folgejahres erfolgen. Nur bei Einhaltung dieser Frist bleiben die Aufwendungen sozialversicherungsfrei. Verpassen Sie diesen Termin – etwa weil die Überschreitung erst bei einer späteren Lohnsteuerprüfung festgestellt wird – entstehen zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge.
Dokumentation und Nachweispflichten
Eine sorgfältige Dokumentation Ihrer Betriebsveranstaltung ist unverzichtbar. Das Führen von Teilnehmerlisten gehört zu den zentralen Nachweispflichten gegenüber dem Finanzamt. Diese Listen sind besonders bei späteren Betriebsprüfungen relevant.
Beachten Sie: Die Gesamtkosten werden durch die tatsächlich erschienenen Personen geteilt – nicht durch die ursprünglich angemeldeten Teilnehmenden. Melden sich beispielsweise von 50 angemeldeten Mitarbeitenden fünf kurzfristig krank, verteilen sich die Kosten nur auf 45 Personen. Dies kann dazu führen, dass der Freibetrag pro Person überschritten wird, obwohl Sie ursprünglich innerhalb der Grenzen geplant hatten.
Umsatzsteuerliche Behandlung
Die Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer genannt, spielt bei Betriebsveranstaltungen eine besondere Rolle. Der Vorsteuerabzug – also die Rückerstattung der gezahlten Umsatzsteuer – ist nur möglich, wenn die Kosten pro Mitarbeitenden unter 110 EUR liegen.
Wird diese Grenze überschritten, entfällt der Vorsteuerabzug für die gesamte Veranstaltung vollständig. Das bedeutet: Selbst, wenn Sie nur geringfügig über dem Grenzwert liegen, können Sie die komplette Vorsteuer nicht mehr geltend machen. Dies kann die tatsächlichen Kosten der Veranstaltung erheblich erhöhen.
